Blog Single

Почнемо з того, чому життя можна вважати проектом. Згадаймо класичне визначення. Проект – це тимчасове підприємство, спрямоване на створення унікального продукту, послуги або результату. Тимчасовий характер проектів передбачає певний початок і кінець. Проект завершується, коли:

• досягнуто мети;
• у проекті більше немає необхідності;
• мета не може бути досягнута з об’єктивних причин;
• клієнт (замовник, спонсор або відповідальна особа) бажає припинити проект.

Однак визначення «тимчасовий», як правило, не поширюється на створюваний під час проекту продукт, послугу або результат. Наприклад, проект зі зведення пам’ятника державного значення створить результат, який залишиться на століття. Проекти також можуть призводити до впливу на соціальне, економічне і навколишнє середовище, в рази перевищуючи тривалість самого проекту.

А тепер поглянемо на наше життя. Чи не бачите схожість? Ніхто не буде заперечувати, що життя – це тимчасове підприємство, яке має початок і кінець. Крім того, життя спрямоване на створення унікального продукту, оскільки кожна людина унікальна: як вона існує, чим себе оточує і що створює. Спадщина, яку людина залишає після себе, і є результат проекту під назвою «життя». А раз наше життя – не що інше, як проект, так чому б не застосувати до неї проектні практики, які так добре зарекомендували себе в бізнесі.

Коротка історична довідка про методологію управління проектами

Управління проектами – це наука і мистецтво, що зародилося, коли необхідно було об’єднати зусилля більш ніж однієї людини для досягнення видимого результату. Відомо, що люди керують проектами стільки ж років, скільки існує людство, але тільки в другій половині XX століття управління проектами виділили в окрему дисципліну, і навіть з’явилася нова професія – менеджер проекту, тобто особливий керівник, здатний управляти проектом в будь-якій сфері . Протягом усього XX століття розроблялися науково-практичні методи, що пізніше увійшли до «скарбнички» проектних менеджерів.

Сьогодні інформація про управління проектами зібрана в різних міжнародних і національних документах, деякі з яких визнані стандартами. Найбільш популярні «Звід знань з управління проектами» – вперше виданий Американським інститутом управління проектами (PMI) у 1987 р, і Міжнародні вимоги до компетентності фахівців – ICB IPMA, що видаються Міжнародною асоціацією управління проектами (IPMA).

Згідно з цими документами у всіх проектів (незалежно від сфери реалізації) є багато спільного. Так, у кожному з них потрібно управляти:

• предметною галузею, тобто реалізацією мети, заради якої проект зроблений;
• термінами проекту;
• стейкхолдерами (особами, інтереси яких потрібно обов’язково врахувати під час досягнення результатів);
• вартістю – під час планування проектом складається бюджет, де прогнозуються надходження та витрачання грошових коштів;
• якістю, тому що споживач буде купувати тільки ту продукцію або послугу, які задовольняють його потреби;
• ризиками, оскільки важливо передбачити всі загрози, які можуть виникнути під час реалізації проекту;
• персоналом – від того, наскільки ефективними будуть дії команди проекту, багато в чому залежить його результат;
• комунікаціями, оскільки в наш час до проекту залучено велику кількість учасників, які часто територіально віддалені один від одного, а багато хто знайомий тільки заочно.

Поради щодо управління проектом «Моє життя»

Тепер спробуємо розібратися, як управляти цими напрямками у нашому житті.

Коли ми управляємо предметною частиною проекту «життя», дуже важливо визначити мету, до якої ми рухаємося. Радимо ознайомитися з книгами, що розповідають про це. Нам найбільше подобається застосовувати методику SMART. Тобто будь-яка мета повинна бути конкретною, вимірної, досяжною, актуальною і обмеженою у часі. Ось вам маленьке завдання: розкритикуйте мета «вийти заміж за мільйонера», яку ставлять перед собою деякі дівчата.

Мета визначає терміни. Пам’ятаєте приказку «Поспішиш – людей насмішиш» або «Тихіше їдеш – далі будеш»? Це про глибинну сутність планування. Привчайте себе до планування. План – це ваш маяк у море прокрастинації і нескінченної низки важливих і термінових справ.

Управління стейкхолдерами. Важливо чути і розуміти людей навколо, за  допомогою їх ви зможете досягти мети набагато швидше. Управління фінансами (вартістю проекту). Візьміть під контроль витрати і доходи, ведіть фінансовий календар. Це дозволить уникнути багатьох неприємностей.

Управління якістю. Про здоровий спосіб життя ви і без нас все знаєте. Тому в цьому пункті ми хочемо звернути вашу увагу на ресурси саморозвитку. Дуже важливо, щоб освіта, навички та знання відповідали сучасним реаліям.

Управління ризиками. Дуже цікаво розробляти стратегію реагування і виявляти потенційні ризики нашого проекту. Ризики можуть бути як негативними, так і позитивними (позитивні зазвичай називають можливостями). Важливо знати і враховувати їх. Безглуздо ображатися на небо через дощ, а от передбачити парасольку на випадок його появи – це в наших силах. Найважливіше у ризиках – це створення резерву. Ми обов’язково повинні відкладати кошти на випадок настання ризикованих подій. Бажано мати не тільки гроші, а ще знати стратегію реагування. «Якщо трапиться банкрутство моєї компанії, я буду робити наступне. Перше, друге, третє… ».

Управління персоналом або вашою командою. Тут важливо пам’ятати, що команда, ваше близьке коло, не народжується стихійно. Це керована сутність, яка має свої закони формування. Оточуйте себе людьми, які будуть допомагати вам йти вперед. Розвивайте в собі лідерські якості: вони дуже знадобляться саме зараз.

Управління комунікаціями. Як знаходити спільну мову з усіма учасниками проекту «життя»? Вам допоможе розуміння законів комунікації. Найважливіше правило – правило зворотного зв’язку. Наведемо жартівливий приклад. Уявіть сім’ю. Чоловік і дружина. Чоловік дзвонить додому і питає: «Люба, що купити на вечерю?». Дружина відповідає: «Купи що-небудь». Чоловік йде до супермаркету, і згадує, що сьогодні ввечері фінал Ліги чемпіонів. Збуджений цією новиною, він купує пиво і чіпси, що в його системі координат укладається в визначення «що-небудь на вечерю». Дома дружина, побачивши покупки, затіває скандал. У її розумінні пиво і чіпси – це не їжа. Фінал історії – настрій зіпсовано у обох, а дружина залишилася голодна. У наявності ще яскравий приклад порушення правила зворотного зв’язку: якщо ви обмінюєтеся інформаційними повідомленнями, упевніться, що ваш співрозмовник сприйняв інформацію так, як ви цього хотіли. Відповідальність за якість передачі інформації лежить на тому, хто її передає, в нашому прикладі – на дружині. Щоб уникнути конфлікту, їй потрібно було або дати точну вказівку, що купити, або уточнити, чи збігається її розуміння «що-небудь на вечерю» з розумінням чоловіка. Дотримання цих нехитрих правил врятує ваш час і нерви.

Що дає застосування проектного підходу до життя

По-перше, результати будь-якої вашої роботи стануть більш передбачуваними, так як під час розробки проекту задається чітка мета і складається календарний план, розбитий на етапи. На будь-якій стадії, якщо виникне необхідність, план можна відкоригувати. Також виявляються ризики, які ставлять під загрозу успіх проекту, і заздалегідь розробляються заходи щодо їх запобіганню.

По-друге, ваш час стає прозорим, легко контрольованим і керованим. Про проект завжди відомо: на якій стадії він знаходиться, які результати, скільки ресурсів вже витрачено і скільки їх ще буде потрібно зберігаючи нинішню тенденцію.

І по-третє, ваша ефективність стане вищою, і ви обов’язково досягнете того, про що мрієте.